Til þess að aðgangsstýra skjölum í gagnasafni þarf að byrja á að búa til falinn samfélagshóp og bjóða þeim notendum í hópinn sem eiga að hafa aðgang að eftirfarandi skjölum.
Næst þarf að búa til flokk í gagnasafni og er gott að skýra samfélagshópinn og gagnasafnið sama heiti. Í “BB Groups Allowed” dálkinum er nafnið á samfélagshópnum sett inn. Þá verður sá flokkur eingöngu sýnilegur þeim sem eru í “Stjórnendur” samfélagshópnum.
Með þessum hætti er hægt að aðgangsstýra því efni sem þið viljið að birtist eingöngu þeim aðilum.
Einnig er hægt að búa til fleiri flokka í gagnasafninu og stillt “Stjórnandinn” sem yfirflokk og þannig kaflaskipt upplýsingunum þar undir.
Svör